KOÇ OTO İÇ VE DIŞ TİCARET SANAYİ A.Ş.
AYDINLATMA METNİ
KOÇ OTO İÇ VE DIŞ TİCARET SANAYİ A.Ş. (bundan sonra “Şirket” olarak anılacaktır.) olarak, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (bundan sonra “Kanun” olarak anılacaktır.) 10. maddesi uyarınca hazırladığımız ve şirketin kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında bilgi içeren aydınlatma metnini bilgilerine sunarız;
VERİ SORUMLUSU
Kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla KOÇ OTO İÇ VE DIŞ TİCARET SANAYİ AŞ tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenebilecektir. Veri sorumlusu kavramından anlaşılması gereken; kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişidir.
Veri sorumlusuyla irtibata geçmek için aşağıdaki kanalları kullanabilirsiniz.
Adres: Pelitli, 41400 Gebze/Kocaeli
Telefon : +90 (0262) 751 19 99
Email : info@kocoto.com
İş görüşmelerinde, talep etmiş olduğumuz ya da bizimle paylaşmış olduğunuz kişisel verilerinizin, kaydedilebileceğini, depolanabileceğini, muhafaza edilebileceğini, yeniden düzenlenebileceğini, kanunen bu kişisel verileri talep etmeye yetkili olan kurumlar ile paylaşılabileceğini ve Kanun’un öngördüğü şartlarda, yurtiçi veya yurtdışı üçüncü kişilere aktarılabileceğini, devredilebileceğini, sınıflandırılabileceğini ve Kanun’da sayılan sair şekil ve usullerle işlenebileceğini,
Kanun ve İmha Politikası’nda yazılı şartların gerçekleşmesi halinde kişisel verilerinizin yok edilebileceğini, silinebileceğini yahut anonim hale getirilerek imha edilebileceğini bildiririz.
İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER Çalışan olarak iş başvurusu, işe alım ve takip eden iş süreçlerinde işlenebilecek kişisel verileriniz ve açıklamaları aşağıdaki gibidir;
Kimlik Bilgisi Ad-soyadı, tüm kimlik bilgileri, uyruk, medeni durumu, doğum yeri ve tarihi, T.C. kimlik numarası, cinsiyet, imza bilgisi, SGK numarası
İletişim Bilgisi: Telefon numarası, gerekli durumlarda ulaşmak işin yedek kişi telefon bilgisi, adres bilgisi, e-posta adresi
Eğitim Bilgisi: Öğrenim durumu, sertifika aldığı kurs ve seminer bilgileri, yabancı dil bilgisi, iş hayatı süresince aldığı eğitimler ve performans bilgileri, diploma bilgileri, özgeçmiş Finansal Bilgi Finansal ve maaş detayları, prim listesi, icra takip ve borç bilgileri, banka bilgileri, asgari geçim indirimi bilgisi,
Görsel Veri: Fotoğraf, kamera kayıt görüntüleri
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Engelli durumu, sağlık raporları, sağlık beyan belgesi, sağlık raporları, hamilelik bilgileri, meslek hastalığı kayıtları, işe giriş muayene formu, günlük hasta şikâyetleri, akciğer grafisi, işitme testi, göz muayenesi, kan grubu bilgisi, sabıka kaydı, nüfus cüzdanı (eski) içerisinde yer alan din bilgisi hanesi, ehliyet belgesi içerisinde yer alan kan grubu hanesi. Özel nitelikli kişisel veriler açık rıza beyanı alınmaksızın işlenmemektedir.
ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI
(1) Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir.
(2) Özel nitelikli kişisel verilerin, ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır.
(3) Birinci fıkrada sayılan sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hâllerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.
(4) Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde, ayrıca Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması şarttır.
kapsam dahilinde, kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde, Hukuka ve dürüstlük kuralının öngördüğü biçimde, işlenme amaçları ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak, doğru ve güncel olarak, belirli açık ve meşru amaçlar ile işlenecektir.
Çalışma Verisi Sicil no, pozisyon adı, departmanı ve birimi, unvanı, son işe giriş tarihi, işe giriş çıkış tarihleri, sigorta giriş/emeklilik, sosyal güvenlik no, esnek saatlerde çalışma durumu, seyahat durumu, çalışma gün sayısı, çalıştığı projeler, aylık toplam mesai bilgisi, kıdem tazminatı baz tarih, kıdem tazminatı ilave gün, grevde geçen gün, çalışan internet erişim logları, giriş çıkış logları
İzin Verisi İzin kıdem baz tarihi, izin kıdem ilave gün, izin grubu, çıkış/dönüş tarihi, gün, izine çıkış nedeni, izinde bulunacağı adres/telefon
Diğer bilgiler: Askerlik durumu, performans bilgisi,
ÇALIŞANLARIN KİŞİSEL VERİLERİNİ İŞLEME AMACIMIZ
İşe alım sürecini tamamlamak,
▪ Çalışacağı departmana uygunluğunun görevinin ilgili birime uygunluğunun tespiti,
▪ Şirket ve müşteri güvenliğinin sağlanması,
▪ Çalışanların eğitim ve performans değerlendirmeleri,
▪ Çalışanların iç ve dış menfaatleri doğrultusunda veri işleme faaliyetleri (Örneğin özlük hakları, özel sağlık sigortası,)
▪ Finansal süreçlerin yürütülmesi (maaş, prim)
▪ Çalışanların izin onayı, bakiye izinlerin görüntülenmesi,
▪ izin düzenlemelerinin yapılması
▪ Çalışanların işten çıkış işlemlerinin yapılması
▪ Bordro işlemlerinin yapılmasının sağlanması
▪ Kanunlara ve kişilerin temel hak ve özgürlükleri ve kişisel menfaatlerine aykırı olmayacak şekilde; Şirketin meşru menfaatleri doğrultusunda kullanım alınan Kişisel Veriler yasa ve hukuka uygun şekilde muhafaza edilecek ve ilgili mevzuatta belirtilen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre ve herhalde zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilecektir.
Şirket tarafından kişisel verileriniz aşağıda belirtilen amaç ve hukuki sebepler gibi ancak bunlarla sınırlı olmayan benzer amaç ve sebeplerle işlenebilir.
İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu ve ilgili mevzuat ile, diğer kanunlar ve mevzuat kapsamında gereklilikleri yerine getirmek amacıyla özellikle;
- Personel özlük dosyasının oluşturulması
- SGK bildirimleri, İŞKUR bildirimleri, karakol bildirimi ile teşvik ve yasal yükümlülük bilgilendirmesinin yapılması
- Zorunlu bireysel emeklilik sigortası hesabı açılmasının sağlanması
- Çalışanların giriş çıkış kayıtlarının kontrolü, kamera kayıtlarının kapı giriş çıkış kayıtlarıyla olan eşleşmesinin tespit edilmesi
- İcra dosyalarına çalışanların maaş haciz kesintilerine ilişkin ödeme yapılması
- İş kazasının yasal bildirimlerinin yapılması
- İş sağlığı ve güvenliği işlemlerinin yapılması
- Mevzuat, ilgili düzenleyici kurumlar ve diğer otoritelerce öngörülen diğer bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uymak
- Mahkeme kararlarının yerine getirilmesi
Şirket içerisinde güvenliğin sağlanması amacıyla
Müşteri sözleşmelerinin ifasından doğan gereklilik nedeniyle
Müşteri şikayetlerinde müşteri memnuniyetinin arttırılması, müşteri ihtiyacının anlaşılması ve müşteri ile ilişkili süreçlerin iyileştirilmesinin sağlanması
- Müşteriye hizmet kalitesinin değerlendirilmesi ve çalışanlara eğitim verilmesi
Şirketin idaresi, işin yürütülmesi, şirket politikalarının uygulanması amacıyla, özellikle;
- Şirket çalışanlarının satış performanslarının takibi ve raporlanması
- Çalışanlara masraf ödemelerinin yapılması
- Çalışanlarla iletişimin sağlanması
- Kendisine araç tahsis edilen veya kullandırılan çalışanın araba kullanmaya ehil olduğunun, ehliyetini herhangi bir nedenle kaybetmediğinin teyit edilmesi
- Çalışana araç tedarik edilmesi ve park yeri ayarlanmasının sağlanması
- Kartvizit basımının sağlanması
- Kargo ve kurye aracılığıyla gelen paketlerin ilgili çalışana iletilmesinin sağlanması
- Çalışanların güvenliği ve işin yürütülmesi için Şirket aracı kullanımının takip edilmesi
- Servis ve seyahat organizasyonunun sağlanması
- Outlook’a çalışan verilerinin girilerek çalışanın iş e-postasının oluşturulması
- Çalışanların işe giriş ve çıkışlarının kontrolünün sağlanması
- Çalışanların işe başvuru ve mülakatı süresince toplanan belgelerinin kayıt altına alınması
- Kutlama amaçlı iletişimin sağlanması
- Acil durumlarda ilgili kişilerle iletişim sağlanması
KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ
Şirket olarak hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek, aramızdaki iş akdinin ifası, kanunlarda öngörülen nedenlerle ve Şirket’in meşru menfaati gereği sizden bizzat talep ettiğimiz, iş başvurunuz sırasında veya diğer istihdam sağlama platformları aracılığıyla önceden talep etmiş olduğumuz veya iş başvurunuz sırasında bizimle paylaşmayı tercih ettiğiniz özgeçmişinizde veya başvurunuza ilişkin paylaştığınız diğer metinlerde yer alan kişisel verilerinizi, sizin bize fiziksel veya elektronik ortamda iletmeniz ve birden fazla kişinin kullanımına açık Şirket bilgisayar programlarına, uygulamalarına ve sunucularına veya internet ortamına 3.kişilerin ulaşımına açık bilgi kaydetmeniz suretiyle toplamaktayız.
Şirket’in iş takibini gerçekleştirebilmeye yönelik meşru menfaati gereği, giriş ve çıkış saatlerini kontrol eden sistemler aracılığıyla; işyeri güvenliğini sağlama ve hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla size tedarik edilen araç ve benzin kullanımınızın takibine ilişkin verileri Şirket’e ait taşıt araçlarına yerleştirdiğimiz takip cihazları yoluyla topluyoruz.
Şirket’in işyeri güvenliği sağlamaya yönelik hukuki yükümlülüğü ve meşru menfaati gereği, işyerinin içine ve dışına yerleştirdiğimiz kameralar aracılığıyla toplamaktayız.
Hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek için bize iletilen hukuki belge ve tebligatlar aracılığıyla toplamaktayız.
ÇALIŞAN KİŞİSEL VERİLERİNİN ÜÇÜNCÜ KİŞİLER İLE PAYLAŞILMASI Şirket olarak yasalar ve ilgili taraflar (Müşterilerimiz, Çalışanlarımız, Bayilerimiz, Tedarikçilerimiz) karşısındaki yükümlülüklerini ifa etmesi amacıyla kişisel verileriniz listelenenler ile sınırlı kalmak üzere, kamu kurum ve kuruluşları, sigorta firmaları, sağlık kuruluşları, finansal kuruluşlar, yemek, araç kiralama, operatör şirketleri ile paylaşılabilmektir.
KİŞİSEL VERİ SAHİBİ OLARAK KANUN’UN 11. MADDESİNDE SAYILAN HAKLARINIZ
KİŞİSEL VERİSİ İŞLENEN GERÇEK KİŞİ, İLGİLİ KİŞİ OLARAK TANIMLANIR VE ŞİRKETE BAŞVURARAK KENDİSİYLE İLGİLİ AŞAĞIDAKİ HAKLARA SAHİPTİR
- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme
- Kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme
Yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme
Başvuru Hakkının İstisnaları KVK Kanunu’nun 28. maddesi gereğince kişisel veri sahiplerinin aşağıda yer alan konularda haklarını ileri sürmeleri mümkün olmayacaktır.
- Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hale getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi
- Kişisel verilerin milli savunmayı, milli güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi
- Kişisel verilerin milli savunmayı, milli güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi
- Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi KVK Kanunu’nun 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde zararın giderilmesini talep etme hariç olmak üzere, kişisel veri sahiplerinin haklarını ileri sürmeleri mümkün olmayacaktır.
- Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması
- Kişisel veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi
- Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma ve kovuşturması için gerekli olması
- Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması hususu
Yukarıda sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı, www.massaritma.com adresinden ulaşabileceğiniz KOÇ OTO İÇ VE DIŞ TİCARET SANAYİ A.Ş. Başvuru Formu’nu doldurarak şirketimize iletebilirsiniz. Talebinizin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde başvurularınız ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır; ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek tarifeye göre tarafınızdan ücret talep edilebilecektir.